コラムレター

2010/11/1 #0112 電話応対について

  電話応対は、ビジネスパーソンに欠かせないビジネススキルです。ビジネス電話に要求されるのは、好感度正確さ簡潔さです。いつどんな内容の電話がかかってきたとしても、電話をかけて来た相手に失礼のないように応対しなければなりません。

  今回は電話応対の基本的な流れ携帯電話のマナーをご紹介します。

●電話の受け方の基本 3点…「明るく」「親切」「丁寧」です
  電話に出る時は、通常のトーンよりも少し高めの声が相手に聞きやすく届きます。複式呼吸をして大きな声で元気よく出て下さい

●電話のかけ方の基本
  電話とは相手の時間を奪うものです。ビジネス電話に限らずとも、電話をかけたらまず>「今、お時間よろしいでしょうか」と相手の状況を気遣う一言を伝えるのも大切な電話マナーです。また電話の最後の挨拶で、具体的な日程がわかる時等は「○日までに致します。」と明確に情報を伝えることで、相手は信頼と安心感を感じ好印象を与えます

●携帯電話を使う際のマナー
・会議中や商談中はマナーモードに
 
相手が「電話に出てもかまいませんよ」と言われない限りは、電話に出ないのがマナーです。話している最中に電話に出ると、相手との話を中断させてしまうだけでなく、「礼儀に欠ける人」と低い評価をされてしまいかねません。
・時間帯を選ぶ
  いつでも着発信可能な携帯電話ですが、相手の都合を顧みない電話はモラルの崩壊に繋がります。自分だけでなく、相手にもそのことをよく理解して頂くことも携帯電話を上手にビジネスで活用するポイントです。

●相手の記憶に残る電話応対
  相手の記憶に残るビジネス電話をする為には+α付け加えることです!

  用件だけ述べてすぐ切るだけの電話では何度電話しても相手との信頼関係は築けません。どんな些細なことでもよいので、相手と共有できる情報を持ちましょう。

  もちろん千差万別。忙しい相手とは仕事以外の会話をすることは中々難しことかもしれません。そのような相手には「いつもお疲れ様です。時節柄、夏風邪など引かれない様、お体をご自愛下さい。」など、相手を労う言葉をかけてあげて下さい。たった一言でも少しだけ気持ちが伝わると気がしませんか?

  弊社では只今、改めて電話応対の大切さを強く感じ、電話応対に力を入れております。お客様に心よく感じて頂ける顧客満足の電話応対を目指し、社員一同日々励んでおります。相手に好印象を与える電話は元気な声です。皆様もまずは声のトーンを少し上げ、毎日の挨拶からビジネス電話を見直されてみてはいかがでしょうか。

税理士法人 さくら総合会計 総務部 蒔苗
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