コラムレター

2010/3/31 #0098 事務の効率をもう少しだけ良くしてみませんか?

  毎月出てくるのに、その度、迷ってしまう仕訳があったり、年に一度だけ出てくる仕訳で、毎年、前年のデータを調べるとかの作業をしていませんか?
 また、ジョブローテーションの度に、新しい担当者が、前月の仕訳を確認したり、慣れるまで時間を要してしまう等の無駄を繰り返していませんか?
  大まかな仕事のマニュアルはあっても、それはひとつひとつの仕訳入力や、都度都度の税務的な判断まで指示するものではないと思います。そこで、迷った時にすぐに役に立つマニュアルを作ってみてはどうでしょうか。
 
  役に立つマニュアル作りには、まず、調べたいことがすぐに見つかる工夫が必要です。たとえば、備品購入とか食事代とかの内容別の仕訳一覧と、科目別の仕訳一覧を作ってみます。たぶん、重複する部分も出てくるのではないかと思いますが、それはそのまま使います。なぜなら、マニュアルを作った時に想定したことと、実際に利用する時の状況が同じではないかもしれないし、利用する人も違うかもしれないからです。どちらから見ても出ていれば、探す時間も節約できるかと思います。
  更に、その仕訳の消費税についての注釈を入れてみたり、一般的ではないけれど、会社独特の仕訳があればその理由等も明記しておくといいかと思います。それによって、消費税の可否判定を調べたり、この仕訳でいいのか悩むこともなくなります。
  また、同じような内容でも、金額、場所、参加者等により処理科目が違う場合がありますが、それぞれの科目別一覧に、その違いについて簡単な説明を入れておけば、判断しやすいのではないかと思います。
  完成したら、インデックスを付けて、取りだしやすい場所に保管し、変更や追加を都度していけば、ずっと活用していけるのではないかと思います。

  忙しい中でのマニュアル作りは大変と思うかもしれませんが、一度作ってしまえば、過去のデータを調べたりする手間が省けるし、担当移動後の引継の時間も短縮でき、その分もっと違う仕事に回すこともできるのではないかと思います。
  少しだけ手間をかけて、その後の仕事をより良いものに変えていく工夫をしてみては、いかがでしょうか。


税理士法人 さくら総合会計(総務部) 松本
ご質問・ご相談・お見積り、お気軽にお問い合せください。
お問い合せはこちら